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DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR PERSONENBEZOGENE DATEN FÜR MITARBEITER UND BEWERBER

Yanfeng Automotive Interior Systems (Shanghai) Co.,Ltd. (eingetragener Firmensitz in China, Building 5, No.540, Moyu Road, Jiading District, Shanghai), seine Tochterunternehmen und mit ihm verbundenen Unternehmen (zusammenfassend als YFAI, wir, uns oder unser/unsere/unsres bezeichnet) legen großen Wert auf Ihre Privatsphäre und haben sich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit Treu und Glauben entsprechenden Datenschutzpraktiken und den geltenden Datenschutzgesetzen und Verordnungen zu schützen.

Geltungsumfang
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie YFAI personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Bewerbern, Praktikanten, ehemaligen Mitarbeitern, Familienangehörigen, Begünstigten, Auftragnehmern, Beratern und Zeitarbeitern im Zuge der jeweiligen Aktivitäten im Bereich Human Resources sowie für in dieser Datenschutzerklärung dargelegte Zwecke bearbeitet. Diese Datenschutzerklärung kann an neue Gegebenheiten angepasst werden. Um den landesspezifischen Anforderungen oder/und den Vereinbarungen mit Personalvertretungen Rechnung zu tragen, kann diese Datenschutzerklärung mit ergänzenden Bestimmungen erweitert werden.

Erhebung und Verwendung persönlicher Daten
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten zur Verwaltung unseres Arbeits- oder vertraglichen Verhältnisses mit Ihnen sowie zu den im Folgenden angegebenen Zwecken. Wir erheben personenbezogene Daten entweder unmittelbar bei Ihnen oder gegebenfalls bei Dritten, einschließlich öffentlichen Datenbanken, Social Media-Plattformen oder Recruiting-Unternehmen. Wir erheben, bearbeiten und übertragen Ihre persönlichen Daten mit automatisierten und/oder papierbasierten Datenverarbeitungssystemen. Wir nutzen automatisierte Verarbeitungssysteme (z. B. für Lohnverarbeitung und -zahlung). Personenbezogene Daten werden auch fallweise oder ad hoc verarbeitet (z. B. wenn ein Mitarbeiter für eine neue Position vorgeschlagen wird oder im Zusammenhang mit Änderungen des Familienstands eines Mitarbeiters).

Die folgenden Arten personenbezogener Daten können von der Erhebung erfasst sein:

• persönliche Identifikationsmerkmale wie z. B. Name, Privatadresse, Geburtsdatum, Geschlecht, berufsbezogene Fotos und private Telefonnummer;
• staatliche Identifikationsnummern wie die Sozialversicherungsnummer im Rahmen der Lohnverarbeitung;
• Einwanderungs-, Arbeitserlaubnis- und Aufenthaltsstatus;
• Kontaktdaten von Angehörigen und im Notfall zu kontaktierenden Personen;
• berufsbezogene Informationen, wie Beschäftigungsdauer, -standort, -identifikationsdaten, -nachweise, Urlaubstage und Vertragsdaten;
• Informationen über Ausbildung und Schulungen wie z. B. Auszeichnungen, Zertifikate und Lizenzen sowie berufliche Unterlagen und Teilnahmebescheinigungen von betrieblichen Schulungen;
• Daten zur Personalbeschaffung und leistungsbezogene Daten wie z. B. Zielvereinbarungen, Bewertungen, Kommentare, Feedback-Ergebnisse, Karriereverlauf, Arbeitsmaterialien, Karriere- und Nachfolgeplanung, Fähigkeiten und Kompetenzen sowie weitere arbeitsbezogene Qualifikationen;
• Daten zu Ihrer Nutzung der Vermögenswerte von YFAI und der Verwaltung operationeller Aktivitäten;
• Informationen zu Compliance und Risikomanagement, wie z. B. Aufzeichnungen über Disziplinarverfahren, Hintergrundprüfungen und Sicherheitsinformationen sowie
• Informationen über Einkommen, Vergütung und Zusatzleistungen wie z. B. Gehalts- und Versicherungsinformationen, Informationen über Familienangehörige, staatliche Identifikations- oder Steuernummern, Kontodaten sowie Informationen über tätigkeitsbezogene Zusatzleistungen.

Verarbeitungszwecke
Persönliche Informationen werden von uns für folgende Zwecke verarbeitet:

• Personalplanung, -beschaffung und -einstellung;
• Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Entgelt und Leistungsprogramme;
• Performance-Management, Schulungen und Entwicklung;
• Aufstiegs- und Nachfolgeplanung;
• Rechtsverteidigung und Compliance, einschließlich der Erfüllung von Anfragen von Regierungsbehörden bezüglich Informationen, der Einhaltung von Pfandrechten, Pfändungen und Steuervorschriften;
• Arbeitsplatzverwaltung, wie z. B. Reisekosten und -auslagenprogramme und interne Gesundheits- und Sicherheitsprogramme.
• die Verwaltung operativer Aktivitäten, einschließlich produktionsbezogener Tätigkeiten;
• die Verwaltung von Informationssystemen;
• interne Berichterstattung;
• Audit;
• um YFAI, dessen Mitarbeiter und die Öffentlichkeit vor Verletzung, Diebstahl, gesetzlicher Haftung, Betrug, Missbrauch oder Bedrohung für die Sicherheit unserer Netzwerke, Kommunikationen, Systeme, Einrichtungen und Infrastrukturen sowie vor
• weiteren gesetzlichen und branchenüblichen Zwecken zu schützen.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Diese Nutzung personenbezogener Daten basiert auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen, soweit zutreffend:

• der Notwendigkeit, Ihre personenbezogenen Daten für die Erfüllung Ihres Arbeitsvertrages zu verarbeiten oder Maßnahmen zu ergreifen, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen;
• gesetzlichen Verpflichtungen von YFAI als Arbeitgeber;
• legitimen Geschäftsinteressen von YFAI, einschließlich der allgemeinen Personalverwaltung, allgemeinen Geschäftstätigkeit, Offenlegung zu Prüfungs- und Berichtszwecken, internen Untersuchungen, vertraglichen Verpflichtungen mit Dritten, dem Sicherheitsmanagement von Netzwerken und Informationssystemen sowie der Sicherung von Vermögenswerten von YFAI; und
• in einigen besonderen und begrenzten Fällen Ihrer Einwilligung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten ("sensible personenbezogene Daten")
Gegebenenfalls verarbeiten wir außerdem sensible und persönliche Daten, wenn dies rechtmäßig und geschäftlich notwendig ist oder geltendes Recht dies verlangt. Sensible persönliche Daten werden nur erhoben, bearbeitet und übertragen, wenn ausreichende Datenschutzmechanismen vorhanden sind und, sofern vom Gesetz gefordert, nachdem wir Ihre Einverständniserklärung erhalten haben.

Offenlegung und Kategorien von Empfängern
Wir legen Ihre personenbezogenen Daten gegebenfalls zu legitimen Zwecken offen:

• für andere Geschäftsbereiche von YFAI, mit YFAI verbundene Unternehmen, Joint Ventures, Tochtergesellschaften, Subunternehmen, Anbieter oder Lieferanten von YFAI, die in Namen von YFAI Dienstleistungen für die zuvor genannten Zwecke ausführen;
• an eine neu gebildete oder übernehmende Gesellschaft, wenn YFAI an der Fusion oder an der Übertragung einiger oder aller Geschäftsbereiche beteiligt ist;
• sonstigen Empfängern, wenn YFAI gesetzlich dazu verpflichtet ist, z. B. bei gerichtlicher Anordnung oder aufgrund geltenden Rechts;
• an jeden Empfänger mit Ihrem Einverständnis zur Verifizierung des beruflichen Werdegangs oder für Bankkredite; oder
• an jeden Empfänger, wenn eine besondere Notwendigkeit vorliegt, z. B. bei lebensbedrohlichen Notfällen.

Internationale Datenübertragung
Ihre persönlichen Daten werden möglicherweise außerhalb des Landes übertragen, in dem Sie arbeiten. Dabei kann es sich auch um Länder handeln, in denen Ihre persönlichen Daten nicht demselben Schutz unterliegen. YFAI verpflichtet sich, die Privatsphäre und die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Daten bei der Übertragung zu schützen.

Sollten Sie Ihren Wohnsitz in einem EWR-Land haben, wird YFAI gegebenenfalls seine personenbezogenen Daten an Länder übermitteln, in denen nach Auffassung der Europäischen Kommission kein angemessener Schutz geboten wird. Bei derartigen Übermittlungen sorgt YFAI durch entsprechende Vertragsvereinbarungen oder entsprechend den gesetzlichen Vorschriften dafür, dass ein entsprechender Schutz vorhanden ist. YFAI hat bereits z.B. EU-Standardvertragsklauseln mit zahlreichen Vertragspartner geschlossen und wird sie in Zukunft bei Bedarf schließen.

Genauigkeit
Wir unternehmen angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten genau, vollständig und aktuell sind. Beachten Sie, dass Sie eine gemeinsame Verantwortung in Bezug auf die Genauigkeit Ihrer persönlichen Daten haben. Bitte informieren Sie die Personalabteilung, wenn sich Ihre oder die persönlichen Informationen von Ihren Begünstigten oder Familienangehörigen ändern.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Auskunft, Berichtigung und Übermittlung. Sie können Auskunft zu den bei YFAI zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Sie sind ebenso dazu berechtigt, die Korrektur unvollständiger, unrichtiger oder veralteter personenbezogener Daten zu verlangen. Soweit dies durch das anwendbare Recht erforderlich ist, können Sie ebenso beantragen, dass wir von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten an uns oder an andere Unternehmen übermitteln.

Widerspruch. Wir beachten Ihr Recht, jeglicher Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die nicht (i) gesetzlich, (ii) zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung (Ihr Arbeitsvertrag) oder (iii) für berechtigte Bedürfnisse von YFAI erforderlich sind (z.B. Offenlegungen in der allgemeinen Personalverwaltung, allgemeine administrative Offenlegungen zu Prüfungs- und Berichtszwecken oder für interne Ermittlungen, Sicherheitsmanagement von Netzwerk- und Informationssystemen und Schutz der Vermögenswerte von YFAI). Wenn Sie Widerspruch erheben, werden wir mit Ihnen gemeinsam eine akzeptable Lösung erarbeiten. Sie können zudem Ihre Einwilligung in Bezug auf eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, die auf Ihrer Einwilligung basiert, jederzeit widerrufen.

Löschung. Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt zum Beispiel, wenn Ihre Daten veraltet sind oder die Verarbeitung nicht erforderlich oder unrechtmäßig ist; wenn Sie Ihre Einwilligung zu einer Verarbeitung, die auf einer solchen Einwilligung basiert, widerrufen; oder wenn wir feststellen, dass wir einem von Ihnen erhobenen Widerspruch gegen eine Verarbeitung unsererseits, folgen sollten. Unter bestimmten Bedingungen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren rechtlichen Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche aufbewahren.

Einschränkung der Verarbeitung. Ebenso können Sie, soweit gesetzlich vorgesehen, verlangen, dass wir während der Bearbeitung Ihres Antrags oder Ihrer Beschwerde in Bezug auf
(i) die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten,
(ii) unsere berechtigten Interessen zur Verarbeitung dieser Daten oder
(iii) die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Sie können ebenfalls die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn Sie die personenbezogenen Daten für Rechtsstreitigkeiten verwenden möchten.

Die Wahrnehmung dieser Rechte ist unentgeltlich, indem Sie unsere Datenschutzabteilung (das Privacy Office) kontaktieren (wie unten beschrieben). Allerdings kann YFAI eine angemessene Gebühr erheben oder es ablehnen, einer Aufforderung nachzukommen, wenn diese offenkundig unbegründet oder insbesondere aufgrund ihres repetitiven Charakters unverhältnismäßig ist. In einigen Fällen kann YFAI eine Handlung verweigern oder eine Beschränkung Ihrer Rechte durchsetzen, beispielsweise wenn sich Ihre Anfrage wahrscheinlich negativ auf die Rechte und Freiheiten von YFAI oder anderen auswirkt, die Ausführung und Durchsetzung eines Gesetzes gefährdet, anhängige oder anstehende Rechtsstreitigkeiten beeinträchtigt oder gegen das anwendbare Recht verstößt. In allen Fällen sind Sie berechtigt, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen.

Informationssicherheit
YFAI hat Vorsichtsmaßnahmen getroffen, um Ihre persönlichen Informationen vor Verlust, Missbrauch und unautorisiertem Zugriff, Offenlegung, Abänderung und Zerstörung zu schützen. YFAI hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Datensysteme getroffen, auf denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind, und fordern diesen Schutz auf vertraglicher Basis auch von unseren Lieferanten und Dienstanbietern.

Aufbewahrung
Wir werden Ihre persönlichen Daten so lange wie nötig aufbewahren, um den Zweck zu erfüllen, für den diese erhoben wurden; dies entspricht in der Regel der Dauer einer Vertragsbeziehung sowie einer beliebigen darauf folgenden Zeitdauer, sofern dies nach geltendem Recht verlangt oder vorgesehen ist. Unsere Aufbewahrungsrichtlinien spiegeln die gültigen Vorschriften für Verjährungsfristen und gesetzliche Vorgaben wider.

Wie Sie Kontakt zu uns aufnehmen und weitere Informationen erhalten
Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben oder wenn Sie der Überzeugung sind, dass beim Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten die geltenden Gesetze oder diese Erklärung nicht eingehalten werden, oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen:

• Kontaktieren Sie die Datenschutzabteilung (Privacy Office) unter:

a. In EMEA: Alina Domych unter privacy@yfai.com oder

Yanfeng Europe Automotive Interior Systems Management Limited & Co. KG
Jagenbergstr. 1
41468 Neuss
Deutschland
b. In den USA, Kanada und Lateinamerika: Will Kramer at william.kramer@yfai.com

c. in APAC: Sun, Lin at forest.sun@yfai.com

• Wenden Sie sich an Ihren bzw. an einen anderen Vorgesetzten oder Manager

• Kontaktieren Sie Ihre Personalabteilung

• Oder wenden Sie sich an die 24-hour Integrity Helpline von YFAI:
- Füllen Sie das Online-Beschwerdeformular aus: www.yfai.ethicspoint.com
- Reichen Sie eine telefonische Beschwerde ein: Eine Liste mit gebührenfreien Telefonnummern für alle Länder, in denen YFAI vertreten ist, befindet sich unter www.yfai.ethicspoint.com. Die Website ist in Ihrer Sprache verfügbar.